Fortsetzung von Teil 1.

Wechsel zu einem elektronischen System

Langer Rede kurzer Sinn: ich habe mich auf die Suche nach einer elektronischen Aufgaben-Verwaltung gemacht. Dazu habe ich zunächst mal meine Anforderungen definiert. Das Zielsystem musste folgende Eigenschaften haben:

• Die Möglichkeit mehrere Listen parallel führen und Aufgaben einfach zwischen diesen Listen verschieben zu können.
• Die Möglichkeit, umfangreiche Projekte, bevorzugt mit Unteraufgaben, verwalten zu können.
• Nutzungsmöglichkeit unter Windows und unter Mac OS X mit der Möglichkeit, an verschiedenen Rechnern auf die gleiche Datenbasis zurückgreifen zu können.
• Filterfunktionen.
• Die Möglichkeit, aus vielen Aufgaben die nächsten Aufgaben mit einem oder höchstens zwei Mausklicks auswählen zu können und diese dann anschließend in einer separaten Liste angezeigt zu bekommen.
• Synchronisationsmöglichkeiten mit meinem Blackberry Bold 9700 und meinem iPhone.

Schnell war mir dann klar, dass ich wohl zwingend zu einer Online-Lösung greifen werde. Jedenfalls habe ich keine stationäre Software gefunden, die es sowohl für Windows, Mac OS X, iPhone und Blackberry gibt und die es ermöglicht, auf allen Systemen ohne aufwendige Synchronisierung mit den selben Daten zu arbeiten.

Remember The Milk und Toodledo

Meine Suche endete bei zwei Kandidaten, die ich mir näher angesehen habe: Remember The Milk und Toodledo. Das Wichtigste vorweg: mit beiden Systemen habe ich parallel einen Monat gearbeitet. Mit beiden Systemen waren alle meine Anforderungen zu erfüllen. Ich habe mich letzten Endes für Toodledo entschieden. Der Grund war eigentlich einfach, dass mir Toodledo von der Bedienung besser gefallen hat. Würde es Toodledo nicht geben, hätte ich mich aber wahrscheinlich mit selber Überzeugung für Remember The Milk entschieden. Ich will aber diese Systeme in dieser Reihe gar nicht großartig miteinander vergleichen, sondern mich vielmehr darauf konzentrieren, mein neues System zu beschreiben. Umsetzen hätte ich es auch mit Remember The Milk können.

Wie funktioniert mein neues System?

Ich halte mich mittlerweile sehr streng an die GTD-Regeln. Jeden Morgen nehme ich mir fünf bis fünfzehn Minuten, um folgende Schritte abzuarbeiten:

1. Erfassung neuer Aufgaben
2. Einsortieren noch nicht sortierter Aufgaben in meine Listen
3. Heraussuchen der Aufgaben, die als nächstes erledigt werden müssen
4. Erledigung der Aufgaben

Dabei beachte ich auch und insbesondere die Zwei-Minuten-Regel. Wenn ich etwas in dieser Zeit erledigen kann, kommt es gar nicht erst auf die Liste, sondern wird sofort erledigt. Alle anderen Aufgaben erfasse ich mit Toodledo¹

(Fortsetzung folgt.)

Fußnoten:

1. Mit einigen Ausnahmen, die ich später noch erkläre. [↩]