Seit etwa einem Monat teste ich Alternativen zu meinem yadayada-System, um meine Dinge geregelt zu bekommen. Der Grund dafür ist ganz einfach, dass meine Aufgaben sich in der letzten Zeit deutlich vermehrt haben und auch vielfältiger geworden sind. Dabei bin ich bei meinem System etwas an die Grenzen gestoßen, an Grenzen, die ein papierbasiertes System mit sich bringt.

Grenzen des yadayada-Systems

Folgende Punkte sind mir bei meinem papierbasierten System zu umständlich geworden:

1. Die Verwaltung wiederkehrender Aufgaben
2. Die Umsortierung von Aufgaben auf separate Listen, um fokussiert arbeiten zu können
3. Brainstormings mit der Möglichkeit, anschließend die gefundenen Aufgaben verschiedenen Listen oder Kontexten zuordnen zu können
4. Die Verwaltung umfangreicher Projekte

Es ist nicht so, dass das yadayada-System bei mir nicht funktioniert hätte. Immerhin habe ich es fast drei Jahre genutzt und habe damit immer alles geregelt bekommen. Aber so wie sich die Anforderungen ändern, muss man auch sein Selbstmanagement daran anpassen. Bie mir gab es früher kaum wiederkehrende Aufgaben, ich kam mit wenigen Listen aus, hatte deutlich weniger Aufgaben zu erledigen, habe viel weniger delegiert und hatte insbesondere keine umfangreichen Projekte mit vielen Aufgaben zu stemmen. Das alles hat sich aber geändert und daher habe ich reagiert und mein System überdacht.

Abkehr von Papier

Dabei kam zunächst heraus, dass ich mich von meinen seit Jahren geliebten Papierlisten verabschieden sollte. Zwar ist auch auf Papier grundsätzlich so gut wie alles möglich. Nur dauert vieles wesentlich länger, da es einen erhöhten Aufwand verursacht. Nehmen wir ein Beispiel: das Verschieben einer Aufgabe von einer Liste auf eine andere. Beim Papier muss ich die Aufgabe auf der Zielliste eintragen, also komplett neu schreiben. Dann muss ich die Einträge noch auf der Ausgangsliste streichen. Bei einer Aufgabe schnell gemacht. Bei einer Vielzahl delegierter Aufgaben (verbunden mit einem Verschieben der Aufgaben von der Todo- auf die Warten auf-Liste) eine Riesen-Aufgabe, die ihrerseits bereits mehrere Minuten dauert. Bei einem IT-basierten System verschiebt man eine Aufgabe einfach von einer Liste auf eine andere. Das sind im Optimalfall gerade mal zwei Klicks oder ein Drag-and-Drop-Vorgang.

(Fortsetzung folgt.)