Getting Things Done, Zen To Done sind nur wenige der komplexen Selbstorganisationssysteme, zu denen man im Internet viele Informationen findet und die sich in jüngster Zeit großer Beliebtheit erfreuen.

Auch ich organisiere mich selbst (wer auch nicht?). Auch ich möchte daher mein simples System hier einmal vorstellen.

Ich arbeite neben meinem Computer, den ich hier nicht extra erwähnen möchte, mit drei Hilfsmitteln:

1. Ein Blackberry mit entsprechendem Mobilfunkvertrag, in meinem Fall ein Blackberry Curve

Mit dem Blackberry bearbeite ich unterwegs meine E-Mails, verwalte meine Kontakte und biete meinem Sekretariat bzw. Gesprächspartner mittels des angebundenen Exchange-Servers die Möglichkeit, Besprechungen oder andere Termine mit mir abzustimmen. Den Kalender auf dem Blackberry halte ich daher immer aktuell.

2. Ein Papiertaschenkalender

Meine primäre Basis für meine Zeitplanung. Ich benutze derzeit einen Moleskine-Kalender mit einer vollen Woche auf zwei Seiten im horizontalen Pocket-Format. Ich werde jedoch für 2009 wegen des erhöhten Bedarfs (und weil es das andere Modell nur mit hartem Einband gibt) auf einen Moleskine-Kalender mit einem Tag pro Seite im Pocket-Format, dann endlich mit weichem Einband, umsteigen. An jedem Morgen und an jedem Abend gleiche ich meinen Papierkalender mit meinem Blackberry ab und übertrage alle Termine von dem einen in den jeweils anderen. Im Papierkalender hake ich erledigte Termine einfach ab. Ansonsten gibt es dort kein System.

3. Ein Papiernotizbuch

Das Herz und Hirn meiner Organisation. Ich benutze ein einziges Notizbuch, derzeit ein Moleskine Notizbuch im Pocket-Format ohne Linien und mit weichem Einband. Ich variiere hier aber durchaus.

Die Einteilung

Die Seiten meines Notizbuchs teile ich in teilweiser Anlehnung an den PigPogPDA in verschiedene Bereiche ein. Anders als PigPogPDA unterteile ich die einzelnen Seiten allerdings in vier Bereiche. Eine noch unbeackerte Doppelseite sieht dann wie folgt aus:

Die blauen Zahlen dienen nur der Erörterung hier. Die kommen in meine Einteilung im Notizbuch natürlich nicht auf die Seiten.

Die Unterteilung der Seiten nehme ich mit einem roten Stift vor. Manchmal mit Lineal, manchmal ohne, wie es gerade passt. Wie Ihr seht ist Bereich 2 etwas schmaler als Bereich 4 (jedenfalls, wenn ich das ohne Lineal hinbekomme). Den Grund dafür erfahrt Ihr später.

Die Datenerfassung

Fangen wir an mit dem unteren Bereich, also Bereich Nr. 1. Hier wird eine Seitenunterschrift plaziert. Ich unterteile mein Notizbuch in mehrere Bereiche. Es gibt bei mir die Bereiche “PRIVAT”, “UNTERWEGS” und “BÜRO”. Zusätzlich gibt es Projektseiten, bei mir jüngst z.B. “UMZUG”. Richte ich am 25.09.2008 eine neue Seite ein, nehmen wir mal an zum Thema “PRIVAT”, schreibe ich in Bereich 1 “PRIVAT 25.09.2008 -”. Nach dem Bindestrich folgt nach Abschluss der Seite das Enddatum, also das Datum des letzten Eintrages auf dieser Seite.

Dort steht dann beispielsweise “PRIVAT 25.09.2008 – 10.10.2008″, wenn der erste Eintrag der Seite vom 25.09. und der letzte vom 10.10.2008 stammt. Genau so gehe ich mit den Kategorien “UNTERWEGS” und “BÜRO”, sowie mit Projekten um. Bei den Standardkategorien wähle ich immer die jeweils erste Seite des Notizbuchs, die noch unbeschrieben ist, bei den Projekten fange ich auf der letzten Seite des Notizbuchs an und gehe rückwärts vor.

Ich habe nun also ein Notizbuch mit jeweils einer Seite für private Dinge, einer für Dinge, die ich unterwegs erledigen muss, einer für berufliche Dinge und Projektseiten, auf denen Dinge zu einem bestimmten Thema gebündelt sind.

In Bereich 2 nehme ich zu jedem Eintrag das Datum auf, an dem ich den Eintrag aufnehme. In Bereich 3 schreibe ich, möglichst knap gehalten, um was es geht. Bereich 4 wird wie folgt gefüllt:

• Der Bereich bleibt leer, wenn es sich bei dem Eintrag um eine noch unerledigte Aufgabe handelt.
• Ich schreibe in den Bereich ein “N“, wenn es sich lediglich um eine Notiz handelt, bei der nichts zu erledigen ist.
• Ich schreibe in den Bereich ein “X“, wenn es sich um eine erledigte Aufgabe handelt.
• Ich schreibe in den Bereich ein “-“, wenn es sich um eine unerledigte, aber gestrichene Aufgabe handelt.
• Ich schreibe in den Bereich eine Zahl, wenn der Eintrag auf eine andere Seite des Notizbuchs verschoben wurde.

Ich unterscheide auch zwischen aktiven Aufgaben (ich muss was machen) und passiven Aufgaben (ich warte auf etwas). Dazu setze ich hinter passive Aufgaben ein Fragezeichen, also z.B. “Anruf Meier?” (passiv) statt “Anruf Meier” (aktiv).¹

Einzelne Einträge trenne ich mit einer Linie.

Ist eine Seite voll, z.B. zum Thema “PRIVAT”, schließe ich diese Seite durch Vermerk des Enddatums in Bereich 1 ab und gehe auf die nächste leere Seite des Notizbuchs und richte eine neue Seite zum Thema “PRIVAT” mit Anfangsdatum ein.

Die Abarbeitung

Ich erkenne auf einen Blick, ob eine Seite unerledigte Aufgaben enthält. Das ist nämlich nur dann der Fall, wenn Bereich 4 nicht durchgehend Einträge enthält. Damit ich nicht täglich alle Seiten des Notizbuchs durchsehen muss, klebt auf der ersten Seite, die noch unerledigte Aufgaben enthält, ein Klebefähnchen. Ebenso kleben Klebefähnchen auf allen Projektseiten, die noch unerledigte Aufgaben enthalten.

Ich fange also auf der ersten Seite mit unerledigten Aufgaben an und arbeite diese ab und nehme anschließend einen entsprechenden Eintrag in Bereich 4 vor.

Da ich meistens mehr dienstliche Aufgaben zu erledigen habe als private, befinden sich zwischen zwei privaten Seiten oftmals mehrere dienstliche. Analog ist es mit den Seiten für unterwegs.

Auf den Seiten für unterwegs unterscheide ich nicht zwischen dienstlichen und privaten Aufgaben. Meistens landen hier aber nur private Dinge, da ich dienstlich nicht viel unterwegs zu erledigen habe, bzw. dies dann nur feste Termine sind, die sich aus meinem Kalender ergeben.

Ich arbeite mit diesem System seit nunmehr drei vollen Notizbüchern. Ich finde es extrem einfach und es erfüllt trotzdem den Zweck, dass ich seit ich so arbeite, kaum noch etwas vergesse. Außerdem brauche ich für mein System pro Tag nur etwa fünf Minuten zusätzlichen Aufwand, spare aber sicherlich durch die viel bessere Organisation wesentlich mehr Zeit wieder ein.

Ich hoffe, mein System ist verständlich. Hier mal eine Doppelseite meines aktuellen Notizbuchs, gekürzt um persönliche Informationen:

Wie man (hoffentlich!) erkennt, arbeite ich mit verschiedenen Abkürzungen:

“K” steht für “Kaufen”

‘E” steht für “E-Mail”

“RM” steht für “Rückmeldung”

Auf diese Weise schaffe ich es fast immer einen Eintrag auf eine Zeile zu beschränken.

Fußnoten:

1. Absatz hinzugefügt nach Thorstens Artikel und meinem Kommentar dazu. [↩]