Privat nutze ich GMail. Auf der Arbeit muss ich Outlook benutzen. Privat versehe ich einen Großteil meiner E-Mails mit fest vorgegebenen Labels. Auf der Arbeit habe ich E-Mails bislang in Unterordner meines Postfachs einsortiert. Bei beiden Systemen arbeite ich mit einer persönlichen Abwandlung von Inbox Zero.

Während ich die Arbeit mit GMail und Labels sehr intuitiv finde, ist die Arbeit mit Outlook und Unterordnern einfach nur nervig. Warum ist das so? Wenn ich bei GMail eine E-Mail erhalte, die völlig unwichtig ist, archiviere ich diese einfach. Ich weise ihr kein Label zu und mache auch sonst gar nichts mit ihr. Wenn ich E-Mails suche, nutze ich entweder die Google-Suche oder suche nach Datum im Ordner Alle Nachrichten. Bei Outlook sieht das anders aus. Erhalte ich dort eine völlig unwichtige E-Mail, musste ich bislang immer Folgendes tun:

1. Entscheiden, dass die E-Mail unwichtig ist.
2. Entscheiden, in welchen Ordner ich die E-Mail verschiebe.
3. Diesen Ordner in der Fülle meiner Outlook-Ordner finden.
4. Die E-Mail dorthin verschieben.

Und das alles für eine E-Mail, die unwichtig ist!

Mir ist ferner aufgefallen, dass mir die Sortierung von E-Mails in E-Mail-Ordner im Grunde nichts bringt. Wenn ich eine E-Mail zu einem bestimmten Thema suche, nutze ich fast immer (in 99 von 100 Fällen) die Volltextsuche (vor Outlook 2007 mit Lookout, seit Outlook 2007 mit der eingebauten Suche, unter GMail sowieso). So finde ich die gesuchten E-Mails fast immer im ersten Aufschlag. Anders beim Suchen in Ordnern. Zuerst muss man sich überlegen, in welchem Ordner man die E-Mail abgelegt hat. Dann muss man diesen Ordner E-Mail für E-Mail durchgehen, um dann am Ende festzustellen, dass man die E-Mail doch nicht dorthin sortiert hat.

Langer Rede kurzer Sinn: ich habe auch bei Outlook alle E-Mail-Ordner eliminiert. Na ja, fast. Es gibt noch einen einzigen Unterordner unter meinem Posteingang und der heißt !Erledigt. Das ! ist dafür da, dass der Ordner in der Übersicht ganz oben auftaucht. In diesem Ordner landen, oh Wunder, alle erledigten E-Mails.

Mit diesem System komme ich wesentlich besser klar als zuvor mit vielen E-Mail-Ordnern. Teilweise arbeite ich bei bestimmten E-Mails nun zusätzlich mit Outlook-Kategorien, aber dazu werde ich in einem gesonderten Artikel etwas schreiben.

Ich kann jedem nur empfehlen, die Ordner-Struktur bei Outlook zu überdenken und zu prüfen, ob man nicht ohne Ordner wesentlich produktiver ist. Ich bin mir jedenfalls mittlerweile sicher, dass das so ist.