TaskJot is the easiest to use, most convenient Blackberry® todo program available today. TaskJot automatically syncs your todo list changes with your online Toodledo.com account so you have your todo list everywhere you need it.

TaskJot kann 14 Tage lang kostenlos getestet werden. Soweit ich es im Moment sehe, gibt es während dieser Zeit keine Einschränkungen. Ich habe TaskJot installiert und teste es gerade. Ein Bericht folgt!

Wechsel zu einem elektronischen System

Langer Rede kurzer Sinn: ich habe mich auf die Suche nach einer elektronischen Aufgaben-Verwaltung gemacht. Dazu habe ich zunächst mal meine Anforderungen definiert. Das Zielsystem musste folgende Eigenschaften haben:

• Die Möglichkeit mehrere Listen parallel führen und Aufgaben einfach zwischen diesen Listen verschieben zu können.
• Die Möglichkeit, umfangreiche Projekte, bevorzugt mit Unteraufgaben, verwalten zu können.
• Nutzungsmöglichkeit unter Windows und unter Mac OS X mit der Möglichkeit, an verschiedenen Rechnern auf die gleiche Datenbasis zurückgreifen zu können.
• Filterfunktionen.
• Die Möglichkeit, aus vielen Aufgaben die nächsten Aufgaben mit einem oder höchstens zwei Mausklicks auswählen zu können und diese dann anschließend in einer separaten Liste angezeigt zu bekommen.
• Synchronisationsmöglichkeiten mit meinem Blackberry Bold 9700 und meinem iPhone.

Schnell war mir dann klar, dass ich wohl zwingend zu einer Online-Lösung greifen werde. Jedenfalls habe ich keine stationäre Software gefunden, die es sowohl für Windows, Mac OS X, iPhone und Blackberry gibt und die es ermöglicht, auf allen Systemen ohne aufwendige Synchronisierung mit den selben Daten zu arbeiten.

Remember The Milk und Toodledo

Meine Suche endete bei zwei Kandidaten, die ich mir näher angesehen habe: Remember The Milk und Toodledo. Das Wichtigste vorweg: mit beiden Systemen habe ich parallel einen Monat gearbeitet. Mit beiden Systemen waren alle meine Anforderungen zu erfüllen. Ich habe mich letzten Endes für Toodledo entschieden. Der Grund war eigentlich einfach, dass mir Toodledo von der Bedienung besser gefallen hat. Würde es Toodledo nicht geben, hätte ich mich aber wahrscheinlich mit selber Überzeugung für Remember The Milk entschieden. Ich will aber diese Systeme in dieser Reihe gar nicht großartig miteinander vergleichen, sondern mich vielmehr darauf konzentrieren, mein neues System zu beschreiben. Umsetzen hätte ich es auch mit Remember The Milk können.

Wie funktioniert mein neues System?

Ich halte mich mittlerweile sehr streng an die GTD-Regeln. Jeden Morgen nehme ich mir fünf bis fünfzehn Minuten, um folgende Schritte abzuarbeiten:

1. Erfassung neuer Aufgaben
2. Einsortieren noch nicht sortierter Aufgaben in meine Listen
3. Heraussuchen der Aufgaben, die als nächstes erledigt werden müssen
4. Erledigung der Aufgaben

Dabei beachte ich auch und insbesondere die Zwei-Minuten-Regel. Wenn ich etwas in dieser Zeit erledigen kann, kommt es gar nicht erst auf die Liste, sondern wird sofort erledigt. Alle anderen Aufgaben erfasse ich mit Toodledo¹

(Fortsetzung folgt.)

Fußnoten:

1. Mit einigen Ausnahmen, die ich später noch erkläre.

Grenzen des yadayada-Systems

Folgende Punkte sind mir bei meinem papierbasierten System zu umständlich geworden:

1. Die Verwaltung wiederkehrender Aufgaben
2. Die Umsortierung von Aufgaben auf separate Listen, um fokussiert arbeiten zu können
3. Brainstormings mit der Möglichkeit, anschließend die gefundenen Aufgaben verschiedenen Listen oder Kontexten zuordnen zu können
4. Die Verwaltung umfangreicher Projekte

Es ist nicht so, dass das yadayada-System bei mir nicht funktioniert hätte. Immerhin habe ich es fast drei Jahre genutzt und habe damit immer alles geregelt bekommen. Aber so wie sich die Anforderungen ändern, muss man auch sein Selbstmanagement daran anpassen. Bie mir gab es früher kaum wiederkehrende Aufgaben, ich kam mit wenigen Listen aus, hatte deutlich weniger Aufgaben zu erledigen, habe viel weniger delegiert und hatte insbesondere keine umfangreichen Projekte mit vielen Aufgaben zu stemmen. Das alles hat sich aber geändert und daher habe ich reagiert und mein System überdacht.

Abkehr von Papier

Dabei kam zunächst heraus, dass ich mich von meinen seit Jahren geliebten Papierlisten verabschieden sollte. Zwar ist auch auf Papier grundsätzlich so gut wie alles möglich. Nur dauert vieles wesentlich länger, da es einen erhöhten Aufwand verursacht. Nehmen wir ein Beispiel: das Verschieben einer Aufgabe von einer Liste auf eine andere. Beim Papier muss ich die Aufgabe auf der Zielliste eintragen, also komplett neu schreiben. Dann muss ich die Einträge noch auf der Ausgangsliste streichen. Bei einer Aufgabe schnell gemacht. Bei einer Vielzahl delegierter Aufgaben (verbunden mit einem Verschieben der Aufgaben von der Todo- auf die Warten auf-Liste) eine Riesen-Aufgabe, die ihrerseits bereits mehrere Minuten dauert. Bei einem IT-basierten System verschiebt man eine Aufgabe einfach von einer Liste auf eine andere. Das sind im Optimalfall gerade mal zwei Klicks oder ein Drag-and-Drop-Vorgang.

(Fortsetzung folgt.)

• Anfangs wusste ich nicht so recht, wie ich bei der Wiedervorlage mit physischen Akten umgehen soll. Da Akten mittlerweile bei mir fast flächendeckend aus Einstellmappen bestehen, habe ich diese zu Beginn einfach in das jeweilige Fach meines Tickler Files gestellt, so dass ich sie an jenem Tag im schnellen Zugriff hatte. Das habe ich nach einiger Zeit geändert.
  In das Tickler File kommt nun ein Blatt, auf dem ich die jeweilige Aufgabe notiere, z.B. “15.02.2010: Rückmeldung Herr Meier wegen Firmenkauf Müller?”. Das hat folgenden Vorteil: Meldet sich Herr Meier z.B. schon am 10.02.2010, muss ich mein Tickler File nicht erst nach der Akte durchsuchen, sondern finde dieser sofort in de alphabetischen Aktenablage. Damit ich im Falle einer Erledigung vor Wiedervorlage auch weiß, dass die Wiedervorlage erledigt ist, notiere ich die Wiedervorlagen auch auf den Einstellmappen selber. Das geht bei Einstellmappen ja vorzüglich, da diese aus Papier sind. So finde ich die Wiedervorlagen bei Bedarf im Tickler File wieder und kann sie einfach herausnehmen und damit löschen.
• Parallel zu meinem Tickler File führe ich mittlerweile keinen Wiedervorlagekalender mehr. Stattdessen trage ich aber Wiedervorlagen mit in meine normale Aufgabenliste ein. Im oben genannten Beispiel würde dort also stehen “Rückmeldung Herr Meier wegen Firmenkauf Müller?”. Ich lasse hier das Datum weg, da ich es in meiner Aufgabenliste nicht benötige. Ist die Aufgabe erledigt, wird sie einfach abgehakt, wie im Artikel zum yadayada-System beschrieben. Falls das ganze vor dem Wiedervorlagedatum geschieht, muss natürlich noch die Wiedervorlage gelöscht werden, wie oben beschrieben.
• Ein Tickler File hat gegenüber einem Wiedervorlagekalender nicht nur Vorteile. Ein großer Vorteil des Wiedervorlagekalenders ist z.B., dass er in viel höherem Maße transportabel ist. Man packt ihn einfach in die Aktentasche. Das geht beim Tickler File nicht.
• Der größte Vorteil des Tickler Files ist m.E. der folgende: Hat man Wiedervorlagen, zu denen es keine Akten oder nur elektronische Akten gibt, wirft man einfach einen losen Notizzettel in das entsprechende Fach, z.B. eine Telefonnotiz o.ä. Das geht in den meisten Fällen wesentlich schneller als ein Eintrag in den Wiedervorlagekalender.

Soweit meine Gedanken zum Tickler File, die ich sicherlich irgendwann ergänzen werde.

Das yadayada-System nutze ich mit kleinen Änderungen auch heute noch. Statt eines Moleskines nutze ich andere Notizbücher, z.B. aktuell das X17, und die Aufteilung der Bücher hat sich minimal geändert¹. Ansonsten hat sich das System aber bewährt und das, da der Artikel vom 26.09.2008 stammt, nun schon seit etwa eineinhalb Jahren.

Fußnoten:

1. Die Datumsspalte ist weggefallen. Das Datum brauche ich nicht und man hat mehr Raum für die eigentliche Aufgabe.

Daher von mir eine Empfehlung!

Bei dieser Gelegenheit habe ich gleich noch Folgendes gekauft:

• 2 Ikea HÅBOL-Pappkästen in 37×28x18cm für 1,99 Euro und
• 2 Ikea PAPPIS-Pappkästen mit Deckel für je 0,79 Euro.

Beide sind für Einstellmappen¹, wie sie von David Allen empfohlen werden, perfekt geeignet. Die HÅBOL-Kästen eher für Mappen, die man im ständigen Zugriff haben muss und die PAPPIS als Archiv für nicht so häufig gebrauchte Einstellmappen. Und mal ehrlich: für den Preis findet man wohl keine Alternativen.

Die KASSETT-Boxen sind übrigens für Einstellmappen in keiner Größe gut geeignet. Wenn Ihr was für diesen Zweck sucht, nehmt also lieber die HÅBOL und spart auch noch etwa 12 Euro.

Fußnoten:

1. Manila Folders im Englischen. Ich nutze im Übrigen die Atlanta SuperTab.

Auch ich organisiere mich selbst (wer auch nicht?). Auch ich möchte daher mein simples System hier einmal vorstellen.

Ich arbeite neben meinem Computer, den ich hier nicht extra erwähnen möchte, mit drei Hilfsmitteln:

1. Ein Blackberry mit entsprechendem Mobilfunkvertrag, in meinem Fall ein Blackberry Curve

Mit dem Blackberry bearbeite ich unterwegs meine E-Mails, verwalte meine Kontakte und biete meinem Sekretariat bzw. Gesprächspartner mittels des angebundenen Exchange-Servers die Möglichkeit, Besprechungen oder andere Termine mit mir abzustimmen. Den Kalender auf dem Blackberry halte ich daher immer aktuell.

2. Ein Papiertaschenkalender

Meine primäre Basis für meine Zeitplanung. Ich benutze derzeit einen Moleskine-Kalender mit einer vollen Woche auf zwei Seiten im horizontalen Pocket-Format. Ich werde jedoch für 2009 wegen des erhöhten Bedarfs (und weil es das andere Modell nur mit hartem Einband gibt) auf einen Moleskine-Kalender mit einem Tag pro Seite im Pocket-Format, dann endlich mit weichem Einband, umsteigen. An jedem Morgen und an jedem Abend gleiche ich meinen Papierkalender mit meinem Blackberry ab und übertrage alle Termine von dem einen in den jeweils anderen. Im Papierkalender hake ich erledigte Termine einfach ab. Ansonsten gibt es dort kein System.

3. Ein Papiernotizbuch

Das Herz und Hirn meiner Organisation. Ich benutze ein einziges Notizbuch, derzeit ein Moleskine Notizbuch im Pocket-Format ohne Linien und mit weichem Einband. Ich variiere hier aber durchaus.

Die Einteilung

Die Seiten meines Notizbuchs teile ich in teilweiser Anlehnung an den PigPogPDA in verschiedene Bereiche ein. Anders als PigPogPDA unterteile ich die einzelnen Seiten allerdings in vier Bereiche. Eine noch unbeackerte Doppelseite sieht dann wie folgt aus:

Die blauen Zahlen dienen nur der Erörterung hier. Die kommen in meine Einteilung im Notizbuch natürlich nicht auf die Seiten.

Die Unterteilung der Seiten nehme ich mit einem roten Stift vor. Manchmal mit Lineal, manchmal ohne, wie es gerade passt. Wie Ihr seht ist Bereich 2 etwas schmaler als Bereich 4 (jedenfalls, wenn ich das ohne Lineal hinbekomme). Den Grund dafür erfahrt Ihr später.

Die Datenerfassung

Fangen wir an mit dem unteren Bereich, also Bereich Nr. 1. Hier wird eine Seitenunterschrift plaziert. Ich unterteile mein Notizbuch in mehrere Bereiche. Es gibt bei mir die Bereiche “PRIVAT”, “UNTERWEGS” und “BÜRO”. Zusätzlich gibt es Projektseiten, bei mir jüngst z.B. “UMZUG”. Richte ich am 25.09.2008 eine neue Seite ein, nehmen wir mal an zum Thema “PRIVAT”, schreibe ich in Bereich 1 “PRIVAT 25.09.2008 -”. Nach dem Bindestrich folgt nach Abschluss der Seite das Enddatum, also das Datum des letzten Eintrages auf dieser Seite.

Dort steht dann beispielsweise “PRIVAT 25.09.2008 – 10.10.2008″, wenn der erste Eintrag der Seite vom 25.09. und der letzte vom 10.10.2008 stammt. Genau so gehe ich mit den Kategorien “UNTERWEGS” und “BÜRO”, sowie mit Projekten um. Bei den Standardkategorien wähle ich immer die jeweils erste Seite des Notizbuchs, die noch unbeschrieben ist, bei den Projekten fange ich auf der letzten Seite des Notizbuchs an und gehe rückwärts vor.

Ich habe nun also ein Notizbuch mit jeweils einer Seite für private Dinge, einer für Dinge, die ich unterwegs erledigen muss, einer für berufliche Dinge und Projektseiten, auf denen Dinge zu einem bestimmten Thema gebündelt sind.

In Bereich 2 nehme ich zu jedem Eintrag das Datum auf, an dem ich den Eintrag aufnehme. In Bereich 3 schreibe ich, möglichst knap gehalten, um was es geht. Bereich 4 wird wie folgt gefüllt:

• Der Bereich bleibt leer, wenn es sich bei dem Eintrag um eine noch unerledigte Aufgabe handelt.
• Ich schreibe in den Bereich ein “N“, wenn es sich lediglich um eine Notiz handelt, bei der nichts zu erledigen ist.
• Ich schreibe in den Bereich ein “X“, wenn es sich um eine erledigte Aufgabe handelt.
• Ich schreibe in den Bereich ein “-“, wenn es sich um eine unerledigte, aber gestrichene Aufgabe handelt.
• Ich schreibe in den Bereich eine Zahl, wenn der Eintrag auf eine andere Seite des Notizbuchs verschoben wurde.

Ich unterscheide auch zwischen aktiven Aufgaben (ich muss was machen) und passiven Aufgaben (ich warte auf etwas). Dazu setze ich hinter passive Aufgaben ein Fragezeichen, also z.B. “Anruf Meier?” (passiv) statt “Anruf Meier” (aktiv).¹

Einzelne Einträge trenne ich mit einer Linie.

Ist eine Seite voll, z.B. zum Thema “PRIVAT”, schließe ich diese Seite durch Vermerk des Enddatums in Bereich 1 ab und gehe auf die nächste leere Seite des Notizbuchs und richte eine neue Seite zum Thema “PRIVAT” mit Anfangsdatum ein.

Die Abarbeitung

Ich erkenne auf einen Blick, ob eine Seite unerledigte Aufgaben enthält. Das ist nämlich nur dann der Fall, wenn Bereich 4 nicht durchgehend Einträge enthält. Damit ich nicht täglich alle Seiten des Notizbuchs durchsehen muss, klebt auf der ersten Seite, die noch unerledigte Aufgaben enthält, ein Klebefähnchen. Ebenso kleben Klebefähnchen auf allen Projektseiten, die noch unerledigte Aufgaben enthalten.

Ich fange also auf der ersten Seite mit unerledigten Aufgaben an und arbeite diese ab und nehme anschließend einen entsprechenden Eintrag in Bereich 4 vor.

Da ich meistens mehr dienstliche Aufgaben zu erledigen habe als private, befinden sich zwischen zwei privaten Seiten oftmals mehrere dienstliche. Analog ist es mit den Seiten für unterwegs.

Auf den Seiten für unterwegs unterscheide ich nicht zwischen dienstlichen und privaten Aufgaben. Meistens landen hier aber nur private Dinge, da ich dienstlich nicht viel unterwegs zu erledigen habe, bzw. dies dann nur feste Termine sind, die sich aus meinem Kalender ergeben.

Ich arbeite mit diesem System seit nunmehr drei vollen Notizbüchern. Ich finde es extrem einfach und es erfüllt trotzdem den Zweck, dass ich seit ich so arbeite, kaum noch etwas vergesse. Außerdem brauche ich für mein System pro Tag nur etwa fünf Minuten zusätzlichen Aufwand, spare aber sicherlich durch die viel bessere Organisation wesentlich mehr Zeit wieder ein.

Ich hoffe, mein System ist verständlich. Hier mal eine Doppelseite meines aktuellen Notizbuchs, gekürzt um persönliche Informationen:

Wie man (hoffentlich!) erkennt, arbeite ich mit verschiedenen Abkürzungen:

“K” steht für “Kaufen”

‘E” steht für “E-Mail”

“RM” steht für “Rückmeldung”

Auf diese Weise schaffe ich es fast immer einen Eintrag auf eine Zeile zu beschränken.

Fußnoten:

1. Absatz hinzugefügt nach Thorstens Artikel und meinem Kommentar dazu.